Ik heb de afgelopen 10 jaar veel vergaderingen bijgewoond. Van vergaderingen in het hoger management tot teamvergaderingen van arbeiders. En die van fabrieksmanagers, CEO's, juniors en externe consultants. Ik ben nog steeds verbaasd over hoe amateuristisch, saai of onnodig de meeste vergaderingen waren.
Goed kunnen vergaderen is een vaardigheid die je moet trainen. Ik zal nu een paar tips geven die je zullen helpen.
Ten eerste, vergeet niet dat jij de gastheer of gastvrouw bent. Jij bepaalt de richting van de vergadering, dus wees niet bang om actie te ondernemen als dat nodig is.
Nummer 1: Timing
Wees zo precies mogelijk wanneer je de vergadering plant, bepaal je tijd, en communiceer deze wanneer de vergadering begint. Bijvoorbeeld: "Goedemorgen team, bedankt voor jullie waardevolle tijd. De vergadering van vandaag is gepland voor een uur, dus laten we proberen ons daaraan te houden.”
Wees ook voorbereid als de vergadering bijvoorbeeld om 9 uur 's ochtends begint. Wees er 15 minuten eerder, sluit je laptop aan en houd je presentatie klaar, of deel documenten uit op de tafels. Zo kun je meteen beginnen zonder tijd te verliezen.
Als je de tijd voor de vergadering hebt vastgesteld op 9 uur, wacht dan maximaal 2 minuten. Wacht niet nog eens 5 of 10 minuten op de laatkomers, ook al is het je directeur of management. Vergeet niet dat jij de leiding hebt. Als leider moet de zaal je vertrouwen voelen. Als iemand te laat binnenkomt, stop dan de vergadering en zeg: "Hallo Thomas, de vergadering was om 9 uur, dus we zijn al begonnen. Ga alsjeblieft zitten zodat we verder kunnen gaan, bedankt."
Door dit te doen zal Thomas nooit meer te laat komen, en anderen in de zaal zullen dit onthouden.
Nummer 2 : Afleiding
Als je een vergaderverzoek verstuurt, vraag dan iedereen om geen laptop mee te nemen, alleen pen en papier als ze dat nodig vinden. Vergeet niet dat je een vergadering hebt die door jou wordt geleid. Het is geen bijeenkomst in een Starbucks met koffie en MacBooks open op tafel.
Breng blanco papier en pennen mee naar de vergadering en vertel het team aan het begin: "Ik wil ieders volledige aandacht. Daarom heb ik jullie gevraagd geen laptop mee te nemen. Als je aantekeningen wilt maken, heb ik hier papier en pennen en maak je geen zorgen, als de vergadering voorbij is, stuur ik een samenvatting van de vergadering van vandaag per e-mail.”
Nummer 3 : Aandacht
Probeer ieders aandacht erbij te houden. Vergeet niet dat je niet tegen een groep spreekt. Je spreekt tegen individuen binnen de groep. Kijk naar iedereen wanneer je spreekt, net alsof je een gesprek met iemand voert. Kijk naar hun reacties. Knikken ze ja? Of kijken ze verward? Misschien moet je jezelf herhalen of het met andere woorden uitleggen.
Wanneer iemand op zijn telefoon begint te scrollen en zijn aandacht verliest, stop dan met praten en kijk de persoon aan. De hele groep zal hetzelfde doen, en de persoon zal het voelen en stoppen met rommelen.
Als het een lange vergadering is, en je voelt dat je de aandacht van de hele groep verliest, stop dan de vergadering, en kondig aan dat er een pauze van 15 minuten komt voor wat frisse lucht of koffie.
Nummer 4: Wie nodig je uit?
Enkel mensen uitnodigen die nodig zijn voor een vergadering, niemand vergeten.
Bijvoorbeeld:
Er is een probleem met een machine in een fabriek. De productiemanager organiseert een vergadering en nodigt de plant manager, de manager van de technische dienst, de ploegbaas en zijn assistent uit. Ze beginnen met het maken van veronderstellingen over hoe ze het zullen oplossen. Ze hebben allemaal geweldige ideeën en beginnen acties met deadlines op te sommen omdat ze het beste weten wat ze moeten doen.
Maar wie ontbreekt er in deze vergadering? De operator van de machine en een technicus!
Je kunt deze vergadering niet houden zonder de operator. Dit is de man die er dag in dag uit mee werkt! Waar is de technicus die elk stukje van de machine kent?
Helaas gebeurt dit te vaak. De juiste manier om met deze situatie om te gaan is de volgende: Laten we aannemen dat jij de productiemanager bent.
Je vraagt de ploegbaas dat hij de operator meeneemt naar de vergadering. Vervolgens vraagt u de manager van de technische dienst dat hij ook een technicus die de machine kent meeneemt naar de vergadering.
De twee mensen zullen eerst verbaasd zijn als ze horen dat ze zijn uitgenodigd. Wanneer de vergadering begint, vertelt u hen de reden: "Vandaag komen Frank en Andreas bij ons omdat we hun kennis van de machine nodig hebben. Deze jongens zijn degenen die er dagelijks mee werken.”
Wat je nu hebt gecreëerd is het gevoel van waardering en gewaardeerd worden. Misschien lost hun inbreng het probleem niet op, maar je hebt hun gedrag veranderd. Wees ook niet verbaasd als ze de oplossing al hadden, maar het niemand hebben verteld omdat niemand naar hun mening vroeg.
Nummer 5: Luisteren
Sommige vergaderingen zullen interactief zijn of vereisen een brainstormsessie, dit zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt en zijn mening kan geven. Een echte leider zorgt ervoor dat iedereen zich veilig voelt, dat wil zeggen "dat ze hun mening kunnen geven zonder belachelijk gemaakt te worden".
Laten we de volgende situatie nemen:
Een software probleem bij een klant moet worden opgelost, en je hebt een vergadering voorbereid. Schrijf het probleem op het whiteboard en zeg: "Ik wil ieders mening en mogelijke oplossingen hiervoor. We gaan individueel rond de tafel. Wacht alstublieft op uw beurt om te spreken, en onderbreek niet."
Als jijzelf een mogelijke oplossing hebt, schrijf of zeg die dan niet meteen! Je wilt niet het gevoel creëren van "Hier is het probleem. Hier is hoe het op te lossen, maar ik ben geïnteresseerd in jullie mening." Nee, leer om als laatste te spreken.
Ga één voor één de tafel rond en knik NIET ja als je het ermee eens bent of nee als je het er niet mee eens bent. Schrijf het in plaats daarvan op, waardoor ze het gevoel krijgen dat ze gehoord worden en een bijdrage leveren.
Ook al is een van de voorgestelde oplossingen misschien niet een van de beste, negeer het niet. Je moet het opschrijven, anders zal die persoon in de toekomst nooit meer oplossingen voorstellen of deelnemen aan je vergaderingen. Je kunt zeggen: "Dit is een interessant perspectief", maar maak nooit een antwoord of mening belachelijk.
Stel vragen en probeer te begrijpen wat ze bedoelen en waarom ze die mening hebben. Uiteindelijk kom jij aan de beurt. Nu kunnen jij en je team aan de slag met de ideeën op het bord en hopelijk een gezamenlijke oplossing ontwikkelen.
Als het probleem is opgelost, geef dan de eer aan het gehele team.
Nummer 6: je aanpassen aan je publiek
Een andere fout die ik verschillende keren heb gezien is vergeten wie je publiek is of je niet aan hen aanpassen.
Ik zal je nog een voorbeeld geven:
Ik zat in een vergadering in een fabriek met voornamelijk arbeiders. Een externe consultant leidde de vergadering en had een presentatie voorbereid over de meest voorkomende problemen op de werkvloer in de afgelopen 6 maanden.
Ze liet meteen een excel-tabel zien met elk probleem en de frequentie waarmee het zich voordeed. De volgende dia was een grafiek waarin ze zei: "de Pareto-verdeling laat ons zien dat als we ons richten op de drie grootste problemen, we 7% meer productie per maand zullen krijgen en als we dat extrapoleren naar een jaar, krijgen we 430 uur meer up-time van de lijn."
Nu zullen sommigen van jullie begrijpen wat ze bedoelde, maar ze vergat dat ze in een kamer met arbeiders zat. Ik bedoel dat niet respectloos, maar 90% begrijpt niet wat ze hier probeert te zeggen.
Toen vroeg ze: "Hoe gaan we deze problemen aanpakken?"
Niemand antwoordde. Niemand zei dat ze het niet begrepen. Ze waren bang dat anderen zouden denken dat ze dom waren. De consultant keek me aan omdat de vergadering vastliep, dus nam ik het over. Ik zei het volgende: "Wat de cijfers van de afgelopen 6 maanden laten zien is dat de meeste machinestops ontstaan door meestal dezelfde problemen. Als we naar deze grafiek kijken, zie ik probleem X, probleem Y en probleem Z als de meest voorkomende. Bent je het daarmee eens? Komen ze je bekend voor? Nu zijn er nog 7 redenen waarom de machine stopt, maar laten we ons concentreren op de eerste drie omdat die het meeste tijdverlies veroorzaken."
Pas je aan je publiek aan, en spreek hun taal.